Tất tần tật điều doanh nghiệp cần biết về tổng đài trả lời tự động

Rate this post

Chắc là khi thực hiện gọi đến tổng đài bạn đã không còn lạ gì với một giọng nói tự động hướng dẫn cách thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đấy chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là giải pháp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về giải pháp này nhé.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Tổng đài trả lời tự động là gì?

Tổng đài trả lời tự động là công năng cơ bản trên tổng đài hỗ trợ phân loại khách hàng qua các phím dựa trên nội dung lời chào gọi, đưa cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý vấn đề của khách hàng.

Phương thức hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng gọi điện đến tổng đài họ sẽ lắng nghe một đoạn ghi âm chuẩn bị sẵn. Trong đoạn ghi âm gồm có lời chào mừng và chỉ dẫn thao tác trên bàn phím để điều hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng.

Gợi ý đoạn ghi âm sẵn:

  • “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
  • Phím 1 phòng Kinh doanh
  • Phim 2 phòng Kế toán
  • Phím 3 phòng Nhân sự
  • Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
  • Phím 5 phòng Marketing
  • Phím 0 để gặp tổng đài viên
  • Xin cảm ơn”

Do đó quy trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên hệ thẳng phòng ban mà mình mong muốn.

Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?

Ích lợi tổng đài trả lời tự động đem lại

Sự hình thành của hệ thống trả lời tự động đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người dùng, chi tiết như sau:

Giảm khối lượng công việc

Hằng ngày, bộ phận lễ tân tiếp nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi giải đáp thắc mắc người dùng.Vì vậy khối lượng công việc khá nhiều và ”làm không xuể”. Do đó khi áp dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần bấm phím mà không cần sự hỗ trợ của lễ tân. Đặc biệt là vẫn quản lý được quy trình CSKH hiệu quả. Chuyện này đã hỗ trợ cho bộ phận tiếp tân giảm được một khối lượng lớn công việc. 

Tiếp cận nhanh hơn

Tổng đài được hỗ trợ từ bộ phận lễ tân, khách hàng phải giải bày rõ khó khăn cho họ hiểu. Kế tiếp là phải chờ lễ tân liên kết tới đúng phòng ban. Tiếp theo, khách hàng sẽ trình bày khó khăn của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và bấm số gặp các phòng ban có thể giải đáp.

Chuyên nghiệp

Các khó khăn hay thắc mắc của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Từ đó tạo hình ảnh công ty của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Tối ưu chi phí hoạt động

Số tiền đầu tư cho hệ thống rất thấp so với số tiền tổ chức bỏ ra thuê nhân lực trực điện thoại.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn giúp giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, biến văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và còn nhiều chức năng được tích hợp vào hệ thống.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Một số vấn đề khi sử dụng tổng đài trả lời tự động

Tiếp theo đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:

  • Câu chào ngắn gọn, rõ ràng: Doanh nghiệp nên đưa ra lời chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Hạn chế dài dòng, chậm chạp vì những điều đó sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.
  • Đảm bảo thông tin chính xác: Cho dù tổ chức có thể thay đổi thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại tốn khá nhiều thời gian.

Tạm kết

Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và cân nhắc khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đó là xu hướng mới tối ưu hơn hình thức nhân viên trực tổng đài trước đây. Mong những thông tin trên sẽ đem lại nhiều kiến thức hữu ích cho Quý khách hàng.

Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua: 

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT 

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh