Hiện nay, việc lắp tổng đài cho văn phòng được rất nhiều công ty áp dụng. Đặc biệt là xây dựng tổng đài ảo trong thời đại chuyển đổi số. Đây được xem là hệ thống phần mềm sử dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại và hữu ích đối với doanh nghiệp trong dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Tổng đài ảo là gì?
Là hệ thống nghe-thoại áp dụng công nghệ VoIP tiên tiến tích hợp công cụ CRM nhằm cải tiến dịch vụ chăm sóc khách hàng, giảm chi phí và chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.
Lợi ích của tổng đài ảo
Nâng cao cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả
Ngày nay, việc kinh doanh trên internet rất phát triển, luôn được đơn vị kinh doanh quan tâm vì sự tiện lợi. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng đủ các yêu cầu\sự mong đợi của khách hàng và giải quyết đơn đặt hàng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Vì vậy việc đăng ký một giải pháp tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất quan trọng. Nếu một cuộc gọi quan trọng bị bỏ lỡ vì tổng đài viên không có mặt ở thời điểm đó hoặc đường truyền internet bị hỏng, có thể khiến công ty thiệt hại rất nhiều.
Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông
Điểm khác nhau giữa tổng đài đa kênh và tổng đài truyền thống là hệ thống hạ tầng viễn thông được “ảo hóa”. Các kết nối, thông tin liên lạc được định tuyến thông qua internet. Đơn vị kinh doanh chỉ cần sử dụng phần mềm trực tiếp trên PC, laptop, điện thoại, ứng dụng,… có kết nối internet.
Tiết kiệm chi phí, gia tăng doanh thu doanh nghiệp
Để doanh nghiệp tăng lợi nhuận, thì việc cắt giảm chi phí càng nhiều là điều quan trọng. tổng đài VoIP sẽ tối ưu các chi phí cần thiết, hỗ trợ tập đoàn trong kinh doanh. Chỉ cần kết nối internet, các chi nhánh dù ở đâu vẫn có thể liên hệ nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí. chi phí thuê nhân sự cũng sẽ được giảm thiểu. đồng thời, dịch vụ tổng đài AI cũng tối ưu hóa hiệu quả công việc của tư vấn viên. Từ đó không bỏ lỡ bất kỳ của gọi nào, giúp nâng cao sự hài lòng cho khách hàng.
Tính linh hoạt, dễ làm việc từ xa
Dịch vụ khách hàng 24/7 đang là xu hướng và là điều các công ty đang tìm kiếm. Thông qua dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể sử dụng ở nhiều nơi khác nhau, phục vụ khách hàng một cách đồng bộ. Ngoài ra, dịch vụ cho phép tương tác giữa người dùng và đồng nghiệp của họ, dù đang ở bất kỳ đâu.
>> > Xem thêm: 9 Kỹ Năng Giao Tiếp Với Khách Hàng Hiệu Quả
Lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo cho văn phòng
Lựa chọn loại tổng đài
Hiện nay, tổng đài nội bộ có 2 loại: tổng đài truyền thống Analog và tổng đài ảo VoIP. mỗi loại tổng đài này đều có ưu nhược điểm riêng đáp ứng nhu cầu sử dụng của mỗi công ty khác nhau.
Đối với tổng đài trực tuyến , rất nhiều tính năng được cải tiến, bổ sung. Cùng với đó, việc xây dựng cũng trở nên dễ dàng hơn khi chỉ cần sử dụng trực tiếp trên online. Với những đổi mới về mặt kỹ thuật và tính năng, tổng đài AI đáp ứng nhu cầu sử dụng liên tục, ổn định và khả năng sử dụng lâu dài cho các . Như vậy, chủ doanh nghiệp có thể hiện đại hóa quy trình làm việc vừa tối ưu về chi phí, khả năng sử dụng thay đổi linh hoạt đa dạng.
Nhu cầu của doanh nghiệp
Việc xây dựng tổng đài cho văn phòng cũng cần xác định theo quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. có thể giống nhau về quy mô, nhưng mục đích sử dụng khác nhau, tùy vào loại hình kinh doanh. Có những chủ doanh nghiệp sử dụng tổng đài cho các nhu cầu trả lời và gọi cơ bản. mặt khác, nhiều doanh nghiệp thì cần tổng đài tích hợp nhiều tính năng hơn, như: Tích hợp CRM; AI; …
Lựa chọn đầu số tổng đài
Việc lựa chọn đầu số lắp tổng đài cho văn phòng cũng rất cần thiết. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu của cơ quan, có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng như:
- Đầu số 1900
- Đầu số 1800
- Đầu số cố định
- Đầu số di động
Đầu số đảm nhiệm chức năng là giúp doanh nghiệp kết nối và gia tăng trải nghiệm tốt của khách hàng, thúc đẩy hiệu quả chốt sale.
Trang bị đường truyền
Đường dây ổn định đóng vai trò rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổng đài điện thoại cho văn phòng. Sẽ có nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Chẳng hạn như: Nhiễu sóng, gián đoạn thông tin, tín hiệu chập chờn,… Điều đó sẽ khiến cuộc gọi không ổn định và hiệu quả công việc giảm đi nhiều.
Chọn dịch vụ uy tín
Với những ưu điểm tuyệt vời trên, nhu cầu lắp đặt tổng đài cho văn phòng ngày một tăng cao. Vì vậy, để lựa chọn đơn vị trang bị tổng đài tốt nhất cần có sự cân nhắc, lựa chọn kỹ càng. Dưới đây là một số tiêu chuẩn quan trọng để lựa chọn dịch vụ tổng đài:
- Uy tín, thương hiệu nhà cung cấp
- Bao gồm nhiều dịch vụ hỗ trợ kèm theo
- Đội ngũ nhân viên tài giỏi, giàu kinh nghiệm
- Tính thích ứng, tùy biến cao
>>> Tham khảo thêm: Mô hình D2C là gì? 5 lưu ý cần nhớ khi triển khai mô hình D2C
OMICall – Dịch vụ lắp đặt tổng đài cho văn phòng
Trong những năm vừa qua, tổng đài ảo OMICall tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp và công ty khởi nghiệp với nhiều ưu điểm vượt trội:
- Đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ. sẵn sàng tư vấn cho tập đoàn lắp đặt tổng đài cho văn phòng khi có nhu cầu tối đa chi phí.
- Là tổng đài tích hợp trí tuệ nhân tạo đầu tiên tại việt nam.
- Dùng thử hệ thống tổng đài miễn phí trong 1 tháng, cắt giảm 50% chi phí.
- Được sở hữu toàn quyền hệ thống tổng đài thông minh, hoạt động chuyên nghiệp.
- Chăm sóc hệ thống định kỳ, nâng cấp các tính năng công nghệ hiện đại thường xuyên. Giúp tập đoàn tận dụng công nghệ chất lượng cao.
Tạm kết
Trên đây là những thông tin liên quan đến việc lắp tổng đài cho văn phòng. Đây chắc là công cụ không thể thiếu dù cho doanh nghiệp vận hành trong lĩnh vực nào. điều quan trọng chính là lựa chọn được trang thiết bị đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của tập đoàn. Đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ mà vẫn có thể tối ưu chi phí.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.